La celebración de asambleas y sesiones corporativas mediante videoconferencia es ya una realidad expresamente reconocida por la legislación mercantil mexicana. Sin embargo, su validez no depende únicamente de conectarse a una plataforma digital: exige que los estatutos sociales y la documentación de cada reunión cumplan determinadas condiciones jurídicas y probatorias.
El 20 de octubre de 2023 se publicó en el Diario Oficial de la Federación una reforma a la Ley General de Sociedades Mercantiles (“LGSM”) que permite que las asambleas de socios o accionistas y las sesiones de los órganos de administración se celebren total o parcialmente mediante medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología.
Principales requisitos
Previsión estatutaria
La escritura constitutiva o los estatutos sociales deben establecer las reglas aplicables a las asambleas y sesiones corporativas, incluyendo, cuando así se decida, la posibilidad de celebrarlas de manera presencial, virtual o híbrida.
Por ello, las sociedades constituidas antes de la reforma deben revisar sus estatutos y, en su caso, modificarlos antes de implementar este tipo de reuniones.
Participación simultánea e interacción
Los medios utilizados deben permitir la participación simultánea de los asistentes y una interacción en las deliberaciones funcionalmente equivalente a la de una reunión presencial. Una transmisión meramente unilateral no satisface este requisito.
Identificación y sentido del voto
La sociedad debe contar con mecanismos que permitan:
La LGSM no exige una tecnología específica. Por ello, cada sociedad puede diseñar mecanismos razonables y proporcionales a su estructura, siempre que permitan demostrar la autenticidad, integridad y trazabilidad de la reunión.
Domicilio social
Una asamblea no se considera celebrada fuera del domicilio social por el solo hecho de que algunos o todos los participantes intervengan mediante medios electrónicos.
También pueden celebrarse asambleas fuera del domicilio social cuando la totalidad de los socios o accionistas lo apruebe, se permita la utilización de medios electrónicos y se señale en el acta el domicilio en el que se tuvo por celebrada la reunión.
Convocatorias
Las convocatorias deben efectuarse mediante publicación de un aviso en el sistema electrónico establecido por la Secretaría de Economía, respetando la anticipación y demás requisitos previstos en la LGSM y en los estatutos sociales.
En las sociedades de responsabilidad limitada, la reforma al artículo 81 relativa a este mecanismo de convocatoria entró en vigor el 20 de abril de 2024 y resulta aplicable también a las sociedades constituidas con anterioridad.
Actas y firmas
En las sociedades anónimas, las actas deben asentarse en el libro corporativo correspondiente y firmarse, de manera autógrafa o electrónica, por el presidente y el secretario de la asamblea, así como por los comisarios que hubieren concurrido.
Las actas de asambleas extraordinarias deberán continuar protocolizándose ante fedatario público e inscribiéndose en el Registro Público de Comercio cuando resulte procedente.
Sesiones de los órganos de administración
Los estatutos pueden permitir que las sesiones del consejo de administración de una sociedad anónima se celebren mediante medios electrónicos. En las sociedades de responsabilidad limitada, también pueden adoptarse resoluciones de los gerentes por dichos medios cuando así lo prevean los estatutos.
Consideraciones para sociedades con inversión extranjera
Aunque la reforma no establece un régimen distinto para los inversionistas extranjeros, su participación remota plantea consideraciones adicionales.
Representación y poderes
Los accionistas extranjeros pueden participar personalmente o por medio de representantes, de conformidad con la LGSM y los estatutos sociales.
Cuando el mandato o poder haya sido otorgado en el extranjero, deberá analizarse si requiere apostilla o legalización, traducción al español, protocolización o alguna otra formalidad para producir los efectos jurídicos pretendidos en México. Esto dependerá del país de origen, del contenido del documento y de los actos que realizará el representante.
La documentación puede remitirse previamente por medios electrónicos para organizar la reunión, pero ello no sustituye las formalidades legales que, en cada caso, deba cumplir el poder.
Identificación transfronteriza
Cuando los participantes se conectan desde distintas jurisdicciones, conviene contar con un protocolo que regule:
La firma electrónica avanzada, la autenticación de doble factor, los enlaces individualizados y las grabaciones autorizadas pueden contribuir a fortalecer la evidencia, sin que todos estos mecanismos sean obligatorios en todos los casos.
Idioma y documentación
Cuando algunos participantes no hablen español, es recomendable establecer anticipadamente el idioma de la reunión y, cuando resulte conveniente, proporcionar traducción simultánea o documentos bilingües.
En caso de elaborarse un acta bilingüe, debe identificarse cuál versión prevalecerá en caso de discrepancia. Para su protocolización o inscripción en México, deberá cumplirse con los requisitos documentales y de idioma exigidos por el fedatario y el Registro Público de Comercio.
Riesgo probatorio
En sociedades donde existen diferencias entre accionistas, la evidencia tecnológica cobra especial importancia. Las controversias pueden referirse, entre otros aspectos, a:
Por ello, además de la lista de asistencia y el acta, puede ser conveniente conservar convocatorias, acuses de recibo, registros de acceso, constancias de identidad, poderes, votaciones, archivos compartidos y, cuando sea legalmente procedente y haya sido informado a los participantes, la grabación de la sesión.
Registro Nacional de Inversiones Extranjeras
La celebración virtual de una asamblea no modifica ni elimina las obligaciones previstas en la Ley de Inversión Extranjera.
Las sociedades mexicanas con participación extranjera deben revisar si los acuerdos adoptados generan obligaciones ante el Registro Nacional de Inversiones Extranjeras (“RNIE”), particularmente cuando impliquen modificaciones al capital social o a la estructura accionaria. La presentación de avisos dependerá de los supuestos, umbrales y plazos previstos en la regulación aplicable; por tanto, no toda modificación es necesariamente reportable. La Secretaría de Economía señala actualmente, entre otros supuestos, un umbral de veinte millones de pesos para determinadas variaciones de capital o estructura accionaria. Secretaría de Economía – Obligaciones ante el RNIE
Recomendaciones prácticas
Para implementar asambleas y sesiones virtuales de manera segura, recomendamos:
Conclusión
Las reuniones virtuales pueden facilitar significativamente la administración de sociedades mexicanas con accionistas, consejeros o ejecutivos ubicados en otros países. No obstante, su validez y eficacia probatoria dependen de una adecuada regulación estatutaria y de la correcta documentación de cada sesión.
Una implementación cuidadosa permite aprovechar la flexibilidad de los medios electrónicos sin debilitar la certeza jurídica de las resoluciones adoptadas.
